Gestión Documental

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización. Este sistema permite la recuperación de información desde los mismos documentos, así como determinar el tiempo que deben estar guardados, eliminar aquellos que no son útiles y asegurar la conservación indefinida de los más valiosos mediante la aplicación de los principios de racionalización y economía.

Estos serían los fundamentos básicos para implementar una digital basada en la ventanilla única. En nuestro país la ventanilla única equivale a un servicio que concentra en un solo organismo o instancia los distintos trámites que el ciudadano debe realizar ante la Administración pública con un fin particular. En el Reino Unido recibe el nombre de One stop shop, aunque esta denominación se vinculaba en origen a los ayuntamientos o administraciones locales.

En que consiste

Esta tecnología nos permitiría disponer de una gestión más eficiente y ágil por parte del personal del Ayuntamiento a la hora de realizar las gestiones o trámites que reclaman los usuarios. En la actualidad aún están vigentes los métodos tradicionales de archivo y registro mediante papel.

Toda la documentación que se gestione desde los distintos departamentos municipales será digitalizada, lo que permitirá generar una base documental en soporte digital. En un futuro, esa información podrá ser tratada mediante sistemas tecnológicos. Sin ir más lejos, desde la ventanilla única a la firma digital en documentos mediante el DNI electrónico...

Esta metodología de trabajo posibilita el acceso a la información de manera inmediata y se consigue también un respaldo de toda esa documentación en medios digitales, lo que evita la destrucción de información por diversas contingencias (incendios, inundación, malas prácticas, extravíos, etcétera).

Cual es el proceso

  • Digitalización de cada documento que tenga entrada en papel.
  • Mediante el reconocimiento de caracteres OCR, los datos se pasarán de formato imagen a formato texto.
  • Dependiendo de ese reconocimiento del texto, se catalogará y archivará en el almacén de datos correspondiente.
  • Con ayuda de un software específico y a través de un control de seguridad, el personal podrá acceder a los datos mediante búsquedas inteligentes.

 

 

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